Online toplantı kuralları

Online toplantı kuralları

Uzaktan çalışma ve online toplantılar artık yaşamımızın önemli bir parçası haline geldi. Evden çalışmanın pandemi ortadan kalksa bile önümüzdeki yıllarda sık kullanılan bir yöntem olacağı kesin.

Yüz yüze yapılan toplantılarda bile bazen yüksek verimlilik sağlamak zor oluyor. Bu ayki yazımda video konferans yoluyla gerçekleşen toplantılarda uyulması gereken kuralları listelemek istedim. Toplantıların temel görgü kurallarını takip ederek, iş arkadaşlarınıza ve şirketinize yardımcı olursunuz.

  1. Mutlaka önceden gündem maddelerini belirleyin
  2. Bilgisayar ayarlarınızı kontrol ederek bağlantı, görüntü, ses testlerini önceden yapın. Zoom veya Skype gibi tüm online toplantı araçlarında, herhangi bir toplantıya katılmadan önce mikrofonunuzu ve videonuzu test edebilirsiniz. Ayrıca, internet bağlantınızın sağlıklı çalıştığından emin olun. Kablosuz ağınız güçsüzse modeminize bir kablo ile bağlanın.
  3. Bir iş toplantısındayken bir aile üyesinin veya ev hayvanının toplantıya dahil olması çok karşılaştığımız bir durum. Bu, profesyonellikten ödün verir ve hatta toplantı süresini biraz uzatabilir. İstenmeyen misafirleri kısıtlayın.
  4. Toplantılara ses ve video ile katılırken varsayılan olarak sessiz seçenekleri etkinleştirdiğinizden emin olun. Bu size çevrenize bakmak ve istenmeyen sesler ve görseller için durumu analiz etmeye zaman verecektir. Sesi yalnızca konuşma sıranız geldiğinde veya gerektiğinde açın.
  5. Doğru teknolojiyi veya yazılımı seçin. Herkesin toplantıda eşit derecede üretken ve işbirlikçi olduğundan emin olmak için doğru yazılıma sahip olmanız gerekir. Toplantı yazılımı basit ve kullanımı kolay olmalıdır. Herkes sorunsuz bir şekilde bağlanabilmeli ve herhangi bir karışıklık olmadan sistemi kullanabilmelidir.
  6. Dosya paylaşımı için Google Drive veya Dropbox gibi en yaygın araçları kullanabilirsiniz. Paylaşacağınız dosyaları önceden hazırlayın.
  7. Uygun giyinin. Evden çalışmak, ofise gidiyormuş gibi giyinmeniz gerektiği anlamına gelmez, ancak rollere bağlı olarak toplantılarda profesyonel kıyafetler giydiğinizden emin olun. Kıyafetiniz sizi dinleyecek insanlar üzerinde bir izlenim bırakır.
  8. Arka planı temizleyin. Her zaman arkanızda bir duvar gibi basit bir düz renk arka plana sahip bir yer seçin. Arka plan sizi dinleyenlerin dikkati dağıtmamalı, yüzünüze ve söylediklerinize odaklanmayı zorlaştırmamalıdır.
  9. Toplantıya zamanında, mümkünse 2-3 dakika erken gelin. Böylece video, ses ve arka planı test etme, sorunları giderme şansınız olur. Herhangi bir aksaklık ve hata olmadığından emin olmak için sunumunuzu bile kontrol edebilirsiniz.
  10. Vücut hareketlerini en aza indirin. Hızlı hareketler web kameralarının görüntü yakalamasını zorlaştırır. Kamera ile göz temasını koruyun.
  11. Cep telefonunuzdaki bildirimleri kapatın.
  12. Konuşmadan önce bir saniye bekleyin. 
  13. Toplantının çok uzun sürmesi gerekiyorsa arada molalar verin. Toplantıyı planlanan zamanında bitirin. Eğer düzenleyici sizseniz herkes ayrılmadan toplantıdan çıkmayın. Eğer konuksanız izin almadan ayrılmayın.
  14. Toplantıyı bitirmeden önce özetleyin. Toplantı sona erdiğinde, herkesin toplantıdan ne kazandıkları ve daha sonra ne üzerinde çalışacakları konusunda net bir hedefe sahip olması çok önemlidir.

Bu önerilere dikkat ederek online toplantıların daha kolay ve üretken olmasını sağlayabilirsiniz. Esenlikle kalın.

Yorumunuz